La organización del lugar de trabajo es fundamental para tu productividad. Si tienes un escritorio desordenado, tu mente nunca estará tranquila. Mirarás de reojo ese montón de papeles desordenados; será muy frustrante cuando vayas a imprimir algo y te des cuenta que la tinta se acabó o cuando no encuentres lo que estás buscando en esa gaveta dónde tienes todo revuelto. Estas pequeñas cosas sumadas, son las que no te dejarán enfocarte en lo más importante: tu trabajo.

En Doncella siempre queremos hacer #TuDíaMásFácil, y como la organización es un tema muy importante del día a día, hoy queremos compartirte algunos tips de organización para la oficina..

1) Cómo ordenar tu lugar de trabajo

¡Verás que no es tan complicado como piensas! Con pequeñas acciones podrás llevar adelante la organización de tu espacio productivo. Por ejemplo, separar lo necesarios de lo innecesario, en especial cuando se trata de documentos importantes. También buscar un lugar determinado para cada cosa que te ayude a organizarte, como poner tus herramientas principales (libretas, calculadora, lapiceros, etc.) en la primera gaveta de tu escritorio. Esto te ahorrará tiempo y te permitirá trabajar con más fluidez.

También es importante mantener crear y mantener hábitos de organización, como dejar el escritorio limpio al final de cada día; de esta manera, podrás comenzar a trabajar sin ninguna distracción al día siguiente. Si deseas saber más sobre otros tips de organización para tu oficina, te recomendamos que leas nuestro artículo “Cómo organizar tu escritorio para ser más productivo”.

2) Dale color a tus archivos

Un truco muy sencillo, pero muy útil a la hora de ordenar tus archivos, es utilizar carpetas de colores, para identificar, con tan solo un vistazo, de qué se tratan los documentos que contienen. También utiliza separadores o señaladores de colores dentro de las carpetas para encontrar rápidamente lo que buscas. Por ejemplo, una carpeta azul para los gastos de la empresa, donde separes con señaladores de colores, si son de gas, electricidad, agua, etc.

3) Utiliza de forma inteligente tu desktop

¿Alguna vez has escuchado alguna vez la frase “tu desktop refleja cómo está tu mente”? Si no la has escuchado, tenla presente cuando vayas a tu computadora y mires la cantidad de carpetas y archivos que tienes a primera vista. No es lo mismo encender la computadora y que la pantalla de inicio te muestre miles de íconos, que comenzar con una pantalla de fondo prácticamente libre. Piensa en cómo cada ícono de tu desktop te puede llevar a lo que realmente necesitas. Utiliza los folders y sub-folders para organizar tus documentos y tener a mano lo que necesites, con rápido acceso.

Otra forma innecesaria de distraer tu mente es, cuando estás en Internet y comienzas a abrir incontables tabs en tu navegador, que no te dejan enfocar en el tema que estás trabajando. Tómate un segundo solamente para ir cerrando lo que no vayas usando y esto hará que tu cabeza se enfoque en lo que efectivamente estás haciendo. ¿Conoces la extensión OneTab? ¡Instálala en tu navegador y verás que cambiará tu vida!

4) Una herramienta poderosa para organizarte y planificar tus objetivos

Los administradores de tareas, como Trello, son realmente prácticos y sirven para cualquier ámbito de tu vida. Con ellos puedes llevar adelante cualquier proyecto de trabajo, planificar tus próximas vacaciones u organizar las tareas de mantenimiento y limpieza de tu hogar o negocio.

Una de las fantásticas características de estos administradores de tareas, es que son muy fáciles de usar. En Trello puedes crear tableros con listas de tareas, que puedes ir trasladando desde lo que hay que hacer, a lo que se estás haciendo, hasta las que ya has hecho. Para cada tarea puedes colocar una descripción detallada y escribir comentarios para los integrantes de tu equipo.

5) Planifica tus tareas de la semana con antelación

Tómate 10 minutos del domingo para planificar tus tareas de la semana siguiente, utilizando el método de Eisenhower. Anota todos tus pendientes de la semana en una agenda (¿ya viste nuestra Agenda Doncella?), para poder ir consultándola durante la semana y marcando lo ya hecho. Verás como lograrás completar los objetivos más importantes y urgentes, delegando los que tiene menor prioridad y que no necesitan de tu atención específica.

Si aún poniendo estos consejos en práctica, te falta tiempo para mejorar la organización de tu oficina, visita nuestra web y solicita el servicio de Conserjería. Mientras tú te concentras en tu negocio, nuestros conserjes se encargarán de las tareas de organización, limpieza y atención, tanto a tus clientes como al personal de tu empresa. Una oficina limpia y organizada será el reflejo de un negocio más exitoso y productivo.